Libérez-vous du SPAM

Qui n’en a jamais rêvé ? S’affranchir du flot incessant d’emails que nous recevons chaque jour et dont la plus grosse partie est complètement inutile.

Le jour où nous avons mis en place cette solution, je l’ai vécu comme une libération. Passer de la centaine de mails quotidiens que je recevais à la vingtaine qui ont vraiment un intérêt à été un gain de temps considérable.

Bien évidemment, cela permet également de s’affranchir de tous les autres côtés néfastes de cette abondance d’emails : Les virus, les usurpations d’identité, tentatives d’hameçonnage et autres menaces qui trainent dans les emails non désirés.

Pour ma part, ce n’était pas le point primordial, j’étais déjà relativement vigilant vis-à-vis de ces menaces, même si on n’est jamais à l’abri d’une erreur suite à une inadvertance. Ce qui m’ennuyait plus c’était l’arrivée constante et inéluctable de dizaines et dizaines d’emails. Il suffisait qu’un rendez-vous dure un peu longtemps, pour qu’à mon retour, je trouve 10, 15, 20 nouveaux emails à lire, donnant cette sensation d’être débordé avant même d’avoir commencé à travailler.

Mais aujourd’hui, c’est du passé, je ne me concentre que sur l’essentiel, grâce à l’antispam. Il existe beaucoup de solutions sur le marché, plus ou moins efficaces, et dans cet article je vais détailler celle que nous utilisons car elle apporte un vrai plus : l’authentification utilisateur.

Le principe de la demande d’authentification

C’est dans ce principe que réside toute la force de cette solution. En effet, lorsque que je reçois un email, il est par défaut bloqué. L’émetteur reçoit une invitation pour débloquer cet email afin qu’il atterrisse dans ma boite de réception. Pour le débloquer, c’est assez facile, il suffit de recopier un mot mis en exergue dans une liste de mots, prouvant ainsi qu’il n’est pas un robot. Une fois cette opération effectuée, il est ajouté dans ma « liste blanche » et n’aura plus besoin de s’identifier lors de nos futurs échanges.

Comment ne pas perdre d’emails importants

La première question que vous vous posez peut-être en lisant ce principe d’authentification, c’est comment, du coup, ne pas perdre un email important d’une personne qui aurait oublié de s’authentifier ? Ou encore, des emails générés automatiquement, mais importants, comme par exemple, des billets d’avion, une confirmation de commande, ou tout simplement une newsletter qui m’intéresserait vraiment. C’est là qu’intervient la console de gestion.

La console de gestion

Cette console permet d’avoir un listing de tous les emails bloqués, sauf ceux qui contenant des virus et autres usurpations d’identités qui sont bannis d’office.

On peut ensuite choisir une action pour ces emails :

• Autoriser l’utilisateur : Il sera ensuite ajouté dans ma liste blanche, et dorénavant, je recevrais tous ses emails.
• Récupérer le message : L’email en question sera placé dans ma boite de réception, mais les prochains seront toujours bloqués par l’antispam. Utile pour recevoir par exemple une confirmation de commande mais pas les newsletters qui y sont souvent associées.
• Bannir l’utilisateur : Une fois banni, je ne verrais plus aucun de ses emails, y compris dans la console de gestion. Une méthode pour se débarrasser définitivement d’un spammeur.

Enfin, pour ne pas passer mon temps sur cette console de gestion, il existe les rapports de situation envoyés par email

Les rapports de situation

Ces rapports sont envoyés à des fréquences et horaires choisis par l’utilisateur. Vous recevez ainsi un listing de tout ce qui a été bloqué depuis le dernier rapport envoyé. Avec pour chaque email, la possibilité de choisir parmi les trois actions : Autoriser, récupérer ou bannir.

Ainsi d’un coup d’œil rapide, j’autorise et récupère ce qui doit l’être, et le reste ne m’importune pas.

Grâce à ces mécanismes, je suis certain de ne pas passer à côté d’un email important, tout en ayant le bénéfice de ne plus être spammé en permanence. Le gain de temps dans la gestion et le traitement des emails est considérable. Pour ma part, je pense qu’il me fait gagner une bonne vingtaine de minutes par jour. Cela représente un jour de travail par mois, que je peux occuper à des choses bien plus importantes.

D’autre part, cela montre à mes interlocuteurs, qui reçoivent la demande d’authentification, que la sécurité des emails est prise en compte dans notre entreprise. A l’heure où les entreprises cherchent à améliorer leur sécurité informatique et surtout montrer à leurs clients qu’ils peuvent avoir confiance dans le traitement qui serait fait de leurs données personnelles, ce n’est pas inintéressant.

N’hésitez pas à mettre en place ce type de solution, le gain de temps et l’amélioration de la sécurité valent à mon sens largement les quelques euros d’investissement pour sa mise en place.

Merci pour l’article écrit par Jérémy AUDEGEAN co-gérant XEFI NICE